Bạn có biết cách lưu văn bản trong word không? Đây là một kỹ năng cơ bản nhưng rất quan trọng khi sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Bằng cách lưu văn bản ở word, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình, dễ dàng chỉnh sửa và trao đổi thông tin, tài liệu. Trong bài viết này, tôi sẽ tiết lộ cho bạn 3 phương pháp lưu văn bản trong word siêu nhanh, cách mở file word đã lưu, cách đổi tên cho file word, và trả lời một số câu hỏi thường gặp về cách lưu file trong word. Hãy cùng Unica theo dõi nhé!
Tại sao cần phải lưu văn bản trong Word?
-
Để các dữ liệu soạn thảo không bị mất sau khi bạn tắt máy: Đây là lý do đơn giản nhất nhưng cũng quan trọng nhất. Khi bạn soạn thảo văn bản trên word, bạn đang tạo ra các dữ liệu như chữ, hình ảnh, bảng biểu, đồ thị,... Nếu bạn không lưu văn bản, các dữ liệu này sẽ bị mất khi bạn tắt máy hoặc đóng word. Điều này có thể gây ra những rắc rối lớn nếu bạn đang làm một bài báo cáo, luận văn hay bất kỳ tài liệu quan trọng nào. Do đó, bạn nên thường xuyên lưu văn bản để đảm bảo an toàn cho công việc của mình.
Cách lưu trên word giúp hạn chế việc mất tài liệu
-
Dễ dàng chỉnh sửa thông tin soạn thảo đã lưu trước đó: Khi lưu văn bản trong word, bạn có thể mở lại file word đã lưu và tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung hay xóa bỏ các thông tin soạn thảo. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, không phải bắt đầu lại từ đầu. Bạn cũng có thể sử dụng các chức năng của word như kiểm tra chính tả, định dạng, chèn thêm các thành phần khác,... để hoàn thiện văn bản của mình.
-
Thuận tiện cho việc tìm kiếm lại thông tin bạn soạn thảo: Trong quá trình lưu văn bản trong word, bạn có thể đặt tên cho file word theo ý muốn. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm lại thông tin bạn soạn thảo khi cần thiết. Bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm của word, hoặc của hệ điều hành để tìm ra file word mong muốn. Bạn cũng có thể sắp xếp các file word theo thứ tự thời gian, kích thước, tên,... để quản lý tốt hơn.
>> Xem thêm: Cách viết tắt trong Word giúp tiết kiệm thời gian
Mos Word là chứng chỉ tin học văn phòng thông dụng mà đa số người làm việc nơi công sở đều cần. Thay vì mất thời gian tham gia các khóa học offline thì giờ đây bạn hoàn toàn có thể tham gia khóa học Mos Word online của Unica. Thông qua khóa học này, bạn hoàn toàn có thể nắm chắc toàn bộ kiến thức về công cụ Microsoft Word từ cơ bản đến nâng cao. Đồng thời, bạn sẽ được bổ sung và trau dồi kiến thức về công cụ Word bị thiếu sót trong quá trình học tập và làm việc. Sau khóa học, bạn có thể tự tin thi MOS Word với số điểm trên 900+. Bạn còn chờ gì nữa mà không đăng ký học ngay:
Thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, tài liệu
Khi bạn lưu văn bản trong word, bạn có thể chia sẻ, gửi, hay nhận các file word từ người khác. Điều này giúp bạn trao đổi thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các phương tiện như email, USB, đĩa CD, đám mây,... để truyền tải các file word. Bạn cũng có thể mở và đọc các file word của người khác để góp ý, chỉnh sửa hay bình luận nếu cần.
Lưu văn bản sẽ thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, tài liệu
3 cách lưu bản word thành file siêu nhanh
Sau khi biết được tầm quan trọng của việc lưu văn bản trong word, bạn có thể thắc mắc làm thế nào để lưu văn bản trong word một cách nhanh nhất. Dưới đây là 3 cách lưu văn bản trong word siêu nhanh mà bạn có thể áp dụng:
Cách lưu văn bản word trên máy tính bằng lệnh Save
Ưu điểm của phương pháp này là nhanh chóng, đơn giản và rất dễ thực hiện. Còn nhược điểm đó là có nhiều máy chưa cài đặt thao tác Save nhanh nên sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm nút Save.
Cách lưu file word vào thư mục:
- Bước 1: Chọn biểu tượng Save ở góc trên bên trái của thanh công cụ.
Chọn biểu tượng lưu Save
- Bước 2: Lúc này một danh sách các lựa chọn về vị trí Save file hiện ra > Nhấp vào Browse.
Lưu ý: Đối với Word 2010, 2007, 2003 bạn có thể bỏ qua bước này và đến thẳng bước 3
- Trong đó:
- Recent Documents: Văn bản mà bạn mới sử dụng gần đây nhất.
- OneDrive: Mở văn bản bạn cần trên OneDrive.
- This PC: Mở văn bản qua thư mục hiển thị trong Word.
- Add a Place: Mở văn bản tại một nơi khác do bạn tùy chọn.
- Browse: Mở thư mục ở trên máy tính.
Chọn vào Browse
- Bước 3: Khi hộp thoại hiện lên, bạn cần chọn vị trí lưu file. Sau đó, bạn cần đặt tên cho file Word ở ô File name.
Bấm chọn file name
- Bước 4: Chọn kiểu thư mục được lưu ở phần Save as type.
Chọn Save as type
- Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành cách lưu file trong word.
Nhấn Save
Lưu ý: Nếu như file Word của bạn đã được đặt tên thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tưởng Save ở góc trên phía cùng bên trái.
Hướng dẫn cách lưu văn bản trong word bằng Save As
Đây là cách lưu văn bản word cho phép bạn lưu file word với một tên khác, hoặc lưu file word dưới dạng khác như PDF, HTML,...
Cách save file word bằng save as như sau:
- Bước 1: Ở file Word đang soạn thảo văn bản > Chọn vào thẻ File.
Nhấn chọn File
- Bước 2: Chọn đến mục Save As.
Vào Save as
- Bước 3: Khi đó danh sách các lựa chọn về vị trí Save file hiện ra > Tiếp theo nhấp vào Browse. Đối với Word 2010, 2007, 2003 và cách lưu văn bản trong word 2016 bạn có thể bỏ qua bước này và sang bước 3.
Trong đó:
- Recent Documents: Mở văn bản mới sử dụng gần đây.
- OneDrive: Mở văn bản ở trên OneDrive.
- This PC: Văn bản qua các thư mục hiển thị trong Word.
- Add a Place: Mở văn bản tại nơi khác do bạn lựa chọn.
- Browse: Mở thư mục mới trên máy tính.
Chọn Browse
- Bước 4: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở mục File name.
Đặt tên cho file
- Bước 5: Chọn kiểu thư mục lưu ở phần Save as type.
Nhấn chọn Save as type
- Bước 6: Sau đó nhấn OK để lưu file Word.
Nhấn nút Save
Cách lưu word trên máy tính bằng phím tắt
Đây là cách lưu văn bản word nhanh nhất và tiện lợi nhất. Bạn chỉ cần sử dụng phím tắt lưu văn bản trong word là Ctrl + S để lưu văn bản word mà không cần mở tab File hay chọn lệnh Save.
Cách lưu file trên word:
- Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.
Nhần vào phím Ctrl+ S
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo watermark và chèn logo chìm trong Word
- Bước 2: Danh sách các lựa chọn về vị trí Save file hiện ra. Tiếp đến, bạn click vào Browse.
Trong đó:
- Recent Documents: Mở văn bản bạn muốn sử dụng.
- OneDrive: Mở văn bản ở OneDrive.
- This PC: Mở văn bản tại thư mục hiển thị trong Word.
- Add a Place: Mở văn bản ở một nơi khác do bạn lựa chọn.
- Browse: Mở thư mục trên máy tính của bạn.
Chọn vào Browse
Đối với phiên bản Word 2010, 2007, 2003 bạn có thể bỏ qua bước này và qua thẳng bước 3.
- Bước 3: Tại vị trí hộp thoại hiện lên > Chọn vị trí lưu và đặt tên cho file Word ở phần File name.
Đặt tên file name
- Bước 4: Ở phần Save as type, bạn chọn lựa kiểu thư mục sẽ lưu.
Chọn Save as type
- Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành cách lưu bài trên word.
Lưu ý: Nếu file Word của bạn đã được đặt tên thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tưởng Save ở góc trên cùng bên trái.
Chọn mục OK
Cách mở file Word đã lưu
Sau khi bạn đã thực hiện cách lưu văn bản trong word, bạn có thể mở lại file word đã lưu để xem, chỉnh sửa hay in ấn. Nếu chưa biết cách mở file tài liệu vừa in, bạn có thể tham khảo hai cách mở file word đã lưu như sau:
Cách mở file Word đã lưu bằng lệnh có sẵn
Đây là cách mở file word đã lưu đơn giản và dễ dàng. Bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở word và chọn tab File trên thanh công cụ của word.
Chọn tab File trên thanh công cụ của word
- Bước 2: Chọn lệnh Open trong danh sách các lệnh. Sau đó, bạn cần chọn đường dẫn tới file word đã lưu trên máy tính hoặc chọn một file word gần đây trong danh sách các file word đã mở trước đó.
Tìm file word cần mở
- Bước 3: Click vào nút Browse.
Chọn nút Browse
- Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện, nhập tên file muốn tìm vào ô Search.
Nhập tên file muốn tìm vào ô Search
- Bước 5: Nhấn nút Open để mở file word đã lưu.
Nhấn nút Open
Mở file Word đã lưu nhanh với phím tắt
Đây là cách mở file word đã lưu nhanh chóng và tiện lợi. Bạn chỉ cần sử dụng một phím tắt đơn giản là Ctrl + O để mở file word đã lưu mà không cần mở tab File hay chọn lệnh Open. Bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở word và nhấn tổ hợp phím Ctrl + O trên bàn phím để mở file word đã lưu.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O trên bàn phím để mở file word đã lưu
- Bước 2: Chọn mục "Open" và thực hiện tìm kiếm file Word trong danh sách hiển thị bên phải.
Tìm file word cần mở
- Bước 3: Click vào nút Browse.
Chọn nút Browse
- Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện, nhập tên file muốn tìm vào ô Search.
Nhập tên file muốn tìm vào ô Search
- Bước 5: Nhấn nút Open để mở file word đã lưu.
Nhấn nút Open
Cách đổi tên cho file Word đã được lưu
Nếu bạn muốn đổi tên cho file word đã được lưu, bạn có thể làm theo hai cách sau:
Cách 1: Dùng tính năng Rename
- Bước 1: Cần vào thư mục đã lưu file trước đó.
- Bước 2: Chọn tài liệu cần đổi tên.
Chọn file tài liệu cần đổi tên
- Bước 3: Nhấn chuột phải và chọn Rename để bắt đầu đổi tên.
Chọn Rename để bắt đầu đổi tên
- Bước 4: Nhập tên mới và nhấn enter.
Nhập tên mới và nhấn enter
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "Sách hướng dẫn thực hành Word từ cơ bản đến nâng cao"
ĐĂNG KÝ MUA NGAY
Cách 2: Dùng lệnh Save As
- Bước 1: Cần vào thư mục đã lưu file trước đó.
- Bước 2: Chọn tài liệu cần đổi tên.
- Bước 3: Chọn tab File > Chọn lệnh Save As, nhập tên mới cho file word ở ô File Name.
Chọn lệnh Save As
- Bước 4: Sau khi nhập tên mới xong, bạn nhấn nút Save.
Đổi tên file và click chọn save
Lưu ý: Cách này sẽ tạo ra một bản sao của file word với tên mới và không xóa file word cũ.
Câu hỏi thường gặp
Câu 1. Làm thế nào để lưu tài liệu dưới dạng PDF trong Word?
Bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng PDF trong Word bằng cách sử dụng lệnh Save As. Bạn chỉ cần mở tài liệu, chọn tab File, chọn lệnh Save As, chọn định dạng PDF trong danh sách các định dạng lưu tài liệu và nhấn nút Save. Lưu ý: Cách này sẽ tạo ra một bản sao của tài liệu dưới dạng PDF và không xóa tài liệu gốc.
Câu 2. Làm thế nào để lưu tài liệu trên OneDrive hoặc SharePoint trong Word?
Bạn có thể lưu tài liệu trên OneDrive hoặc SharePoint trong Word bằng cách sử dụng lệnh Save. Bạn chỉ cần mở tài liệu, chọn tab File, chọn lệnh Save, chọn OneDrive hoặc SharePoint trong danh sách các vị trí lưu tài liệu, đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu cần, chọn thư mục lưu tài liệu và nhấn nút Save. Lưu ý rằng bạn cần có kết nối internet để lưu tài liệu trên OneDrive hoặc SharePoint.
Câu 3. Làm thế nào để tự động lưu tài liệu trong Word?
Bạn có thể tự động lưu tài liệu trong Word bằng cách bật chức năng AutoSave. Bạn chỉ cần mở tài liệu, chọn tab File, chọn lệnh Options, chọn tab Save, đánh dấu vào ô Save AutoRecover information every và nhập khoảng thời gian bạn muốn lưu tài liệu tự động (ví dụ 10 phút). Nhấn nút OK để xác nhận. Lưu ý rằng chức năng AutoSave chỉ hoạt động khi bạn lưu tài liệu trên OneDrive hoặc SharePoint. Bạn cần lưu tài liệu trước khi bật chức năng AutoSave.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã tiết lộ cho bạn cách lưu văn bản trong word chỉ mất 5 giây. Bạn đã biết được tầm quan trọng của việc lưu văn bản trong word, 3 cách lưu văn bản trong word siêu nhanh, cách mở file word đã lưu, cách đổi tên cho file word và một số câu hỏi thường gặp về cách lưu file trong word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn sử dụng word một cách hiệu quả và an toàn hơn. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm các khóa học word duy nhất chỉ có tại Unica nhé.
