Bài viết này là một hướng dẫn toàn diện về cách tạo Google sheet và sử dụng công cụ này đầy đủ những kiến thức quan trọng, giúp bạn khai thác và hoàn thành công việc nhanh hơn với hiệu suất cao hơn. Cùng Gitiho tìm hiểu về Google Sheets từ những điều cơ bản đến nâng cao nhé.
Xem thêm: Khóa học Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn thành thạo cách dùng Google sheet nhanh chóng.
Ưu điểm của Google Sheets là gì?
Google Sheets là một ứng dụng bảng tính miễn phí của Google, giao diện khá giống và hoạt động tương tự như bất kỳ công cụ bảng tính nào khác, nhưng Google Sheets là một ứng dụng trực tuyến. Dưới đây là một số ưu điểm của Google Sheets:
- Đây là một bảng tính dựa trên web nên bạn có thể sử dụng ở mọi nơi, chỉ cần có internet.
- Hoạt động trên mọi thiết bị, có sẵn các ứng dụng di động cho iOS và Android
- Miễn phí và đi kèm với Google Drive, Docs và Slide để chia sẻ tệp, tài liệu và bản trình bày trực tuyến.
- Bao gồm hầu hết tất cả các hàm thông dụng - nếu bạn biết cách sử dụng Excel, bạn sẽ cảm thấy Google Sheets vô cùng dễ sử dụng.
- Bạn có thể tải xuống tiện ích bổ sung, tạo tiện ích bổ sung của riêng mình và viết mã tùy chỉnh trong Google sheets giúp làm việc nhanh và hiệu quả.
- Bạn có thể tự động thu thập dữ liệu với bảng tính của mình và làm hầu hết mọi thứ bạn muốn, ngay cả khi bạn không mở bảng tính trên máy của mình.
Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy làm quen với một số thuật ngữ cơ bản trong Google Sheets.
- Ô: Một điểm dữ liệu hoặc phần tử trong bảng tính.
- Cột: Tập hợp các ô theo chiều dọc.
- Hàng: Một tập hợp các ô nằm ngang.
- Phạm vi: Một lựa chọn các ô mở rộng trên một hàng, cột hoặc cả hai để tạo ra một dải ô liền kề hoặc một vùng dữ liệu nhất định cần thao tác.
- Hàm: được sử dụng để tính toán các giá trị ô, hàng, cột hoặc phạm vi, thao tác dữ liệu và hơn thế nữa. Ví dụ để tính tổng giá trị của các ô trong phạm vi đã chọn, ta dùng hàm SUM.
- Công thức: Sự kết hợp của các hàm, ô, hàng, cột và phạm vi tạo nên công thức trên Google sheets được sử dụng để thu được một kết quả cụ thể. Ví dụ công thức tính tổng các giá trị trong phạm vi được chọn =SUM(range).
- Trang tính (Sheets): Tập hợp các hàng và cột được đặt tên tạo nên bảng tính của bạn; một bảng tính có thể có nhiều trang tính
- Bảng tính: Toàn bộ tài liệu chứa trang tính của bạn
Bước tiếp theo, chúng ta hãy bắt đầu học cách tạo Google Sheet và sử dụng từ việc xây dựng bảng tính đầu tiên của bạn.
Cách tạo Google sheet và điền dữ liệu vào bảng tính
Điểm hay nhất về Google Sheets là nó miễn phí và hoạt động trên mọi thiết bị, giúp bạn dễ dàng làm theo các hướng dẫn sử dụng Google sheet trong bài viết này.
Tất cả những gì bạn cần là trình duyệt web (hoặc ứng dụng Google Sheets trên thiết bị iOS hoặc Android của bạn) và một tài khoản Google miễn phí.
Trên máy Mac hoặc PC của bạn, hãy truy cập Google Sheet để bắt đầu.
Cách tạo file Google sheet
Có 3 cách tạo google sheet mới mà bạn cần biết:
- Nhấp vào nút "New" màu đỏ trên trang tổng quan Google Drive của bạn và chọn "Google Sheets"
- Trên menu từ bên trong bảng tính đang mở và chọn “File > New > Spreadsheet”
- Nhấp vào "Blank" hoặc chọn một mẫu trên trang chủ Google Sheets
Hướng dẫn tạo google sheet này sẽ tạo một bảng tính trống mới hoặc một mẫu có sẵn. Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng ta sẽ tạo một bảng tính trống.
Thêm dữ liệu vào bảng tính của bạn
Giao diện trang tính sau khi được tạo mới:
Ngay sau khi bạn mở một bảng tính mới, bạn sẽ thấy dữ liệu của mình bắt đầu điền ngay vào ô trên cùng bên trái.
Một ô vuông riêng lẻ trong bảng tính được gọi là ô; chúng được sắp xếp thành các hàng và cột với ID số (1, 2, 3,…) và chữ cái (A, B, C,…) tương ứng. Mỗi ô phải chứa một giá trị.
Cách sử dụng Google Sheet để nhập dữ liệu vào trang tính:
Hãy chọn bất kỳ ô nào bạn muốn, sau đó nhập nội dung nào đó vào. Khi nhập xong dữ liệu vào một ô, bạn có thể thực hiện một trong 4 điều sau:
- Nhấn ENTER để lưu dữ liệu và di chuyển đến đầu hàng tiếp theo
- Nhấn TAB để lưu dữ liệu và di chuyển sang phải trong cùng một hàng
- Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím của bạn (lên, xuống, trái và phải) để di chuyển 1 ô theo hướng đó
- Nhấp vào bất kỳ ô nào để chuyển trực tiếp đến ô đó.
Tải tệp lên Google sheets:
Nhập một tệp lên Google sheets cũng đơn giản không kém. Bạn có thể nhập trực tiếp vào bảng tính hiện tại, tạo bảng tính mới hoặc thay thế một trang tính (tức là một tab riêng lẻ) bằng dữ liệu đã nhập.
Các tệp phổ biến nhất mà bạn sẽ nhập là CSV (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc XLS và XLSX (tệp từ Microsoft Excel). Để nhập tệp từ bên ngoài Google Drive của bạn, hãy chuyển đến menu FILE > IMPORT > UPLOAD.
Ngoài ra, nếu bạn đã lưu Google Trang tính (hoặc CSV, XLS hoặc tệp bảng tính khác) trong tài khoản Google Drive, bạn có thể nhập trực tiếp vào bảng tính của mình bằng quy trình tương tự — chỉ cần tìm kiếm trên Drive của bạn từ cửa sổ nhập.
Sao chép dữ liệu vào trang tính:
Nếu bạn không muốn gõ thủ công mọi thứ, bạn cũng có thể thêm dữ liệu vào Bảng tính của bạn theo cách sau:
- Sao chép và dán danh sách văn bản hoặc số vào bảng tính của bạn
- Sao chép và dán bảng HTML từ một trang web
- Nhập bảng tính hiện có ở định dạng csv, xls, xlsx và các định dạng khác
- Sao chép bất kỳ giá trị nào trong một ô trên một phạm vi ô bằng cách nhấp và kéo.
Lưu ý rằng bạn chỉ nhấp một lần vào ô trước khi dán dữ liệu, Google sheets sẽ biến ô đó thành danh sách với nhiều dòng. Nếu bạn nhấp đúp vào một ô, Google sheets sẽ dán tất cả dữ liệu vào một ô, và có thể không phải là những gì bạn muốn.
Một số tính năng sao chép và dán nâng cao:
Ngoài ra, bạn có thể kéo ô để sao chép dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng thao tác này nhiều khi thiết lập công thức trong bảng tính của mình.
Bằng cách kéo dấu cộng màu đen ở góc dưới cùng bên phải của một ô được đánh dấu trên hoặc xuống một dải ô, bạn có thể:
- Sao chép dữ liệu của một ô sang một số ô lân cận (bao gồm cả định dạng)
- Sao chép Công thức của một ô sang các ô lân cận bằng cách kéo và thả.
Bây giờ chúng ta có một công thức được thiết lập cho một ô (B2). Nếu bạn cần kéo công thức sang ô khác (B3 đến B11), bạn hãy chọn ô đó, đặt con trỏ chuột vào dấm chấm màu xanh cho đến khi nó xuất hiện thành dấu cộng màu đen.
Kéo dấu cộng đó qua các ô khác để sao chép công thức. Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn sao chép công thức sang một ô lân cận, nó sẽ thay đổi phạm vi mà công thức mới đang tham chiếu.
- Tạo danh sách được sắp xếp theo thứ tự các dữ liệu văn bảng
Sau khi trang tính của bạn đã tương đối đầy đủ dữ liệu, bước tiếp theo chúng ta sẽ định dạng chúng.
Cách sử dụng Google Sheet khi định dạng dữ liệu
Cho dù bạn đang theo dõi chi phí, ghi lại điểm của sinh viên hay theo dõi khách hàng,... bạn sẽ muốn định dạng lại dữ liệu của mình sao cho gọn gàng và đẹp mắt hơn.
Các tùy chọn định dạng cơ bản trong Google sheets có sẵn phía trên thanh công cụ phía trên của trang tính. Chúng được gắn nhãn trong hình ảnh bên dưới, nhưng để tham khảo nhanh khi bạn đang làm việc trên trang tính, chỉ cần di chuột qua các biểu tượng định dạng để xem thử các phím tắt để làm việc nhanh hơn.
Chức năng In, Hoàn tác / Làm lại và Cài đặt / Tạo kiểu phông chữ,.. tương tự như những ứng dụng khác như Word, Excel,... Các phím tắt thông dụng trong Google sheets cũng giống như vậy.
Với những công cụ định dạng nâng cao, cách tốt nhất để bạn làm quen với chúng là thử thao tác qua các ví dụ cụ để.
Cách tạo google sheet để tính toán và lọc dữ liệu
Google sheets có một loạt các công thức tích hợp để giúp bạn thống kê và xử lý dữ liệu. Bạn cũng có thể kết hợp các công thức để tạo các phép tính phức tạp và chuỗi các tác vụ với nhau. Nếu bạn đã quen với việc xử lý các con số và các công thức tính cơ bản trong Excel, thì hầu hết các công thức tương tự đều hoạt động trong Google Sheets.
Đối với hướng dẫn này, chúng ta sẽ tập trung vào năm công thức phổ biến nhất, được hiển thị trong menu thả xuống công thức từ điều hướng trên cùng.
Bạn có thể nhấp vào một công thức để thêm nó vào một ô hoặc bạn có thể bắt đầu nhập bất kỳ công thức nào có dấu “=” vào ô theo sau là tên của công thức. Google Sheets sẽ tự động điền hoặc đề xuất công thức dựa trên những gì bạn nhập, vì vậy bạn không cần phải nhớ mọi công thức.
Các công thức cơ bản nhất trong Sheets bao gồm:
Ta có ví dụ về bảng số liệu có các số từ A1 đến A5 như sau:
- SUM: cộng một phạm vi ô
Để tính tổng các số từ A1 đến A5, bạn sẽ sử dụng công thức:
=SUM(A1:A5)- AVERAGE: tìm giá trị trung bình của một dải ô
- COUNT: đếm các giá trị trong một dải ô
Nếu bạn muốn đếm số lượng số trong dãy từ A1 đến A5:
=COUNT(A1:A5)- MAX: tìm giá trị cao nhất trong một dải ô
- MIN: tìm giá trị thấp nhất trong một dải ô
- Tính toán số học cơ bản: Bạn cũng có thể thực hiện các chức năng như cộng, trừ và nhân trực tiếp trong một ô mà không cần gọi công thức
Ví dụ, để tính tổng của hai số trong các ô A1 và B1:
=A1+A2Khi thao tác theo hướng dẫn trên, ta thu được bảng kết quả sau:
Lưu ý khi sử dụng công thức trong Google Sheet:
Để chọn một dải ô, hãy bấm vào ô đầu tiên và giữ SHIFT, sau đó bấm vào ô cuối cùng trong dải. Vì vậy, nếu bạn muốn A1 đến A10, hãy nhấp vào A1 rồi giữ SHIFT và nhấp A10. Khi bạn đã chọn xong các ô mà bạn muốn thêm với nhau, hãy nhấn ENTER .
Khi bắt đầu nhập công thức, bạn sẽ thấy phần trợ giúp màu xám bật. Khi bạn tạo công thức lần đầu tiên, thay vào đó, bạn sẽ nhận thấy điểm đánh dấu màu xanh lam và dấu chấm hỏi bên cạnh ô.
Những gợi ý này sẽ cho bạn biết loại thông tin nào có thể được sử dụng trong mỗi công thức và sẽ giúp việc tạo công thức của bạn dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt là khi bạn muốn kết hợp nhiều công thức với nhau. Bạn có thể nhấp vào dấu chấm hỏi để bật hoặc tắt ngữ cảnh trợ giúp cho các công thức.
Có rất nhiều công thức khác nhau trong Google Sheets giúp bạn xử lý các công việc phức tạp. Bạn có thể tham khảo một số công thức thú vị như:
- 14 công thức Google sheets quan trọng mà mọi SEO-er cần nắm vững
- Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets và Excel với các ví dụ cụ thể
Chia sẻ, bảo vệ và di chuyển dữ liệu trên Google Sheet
Ưu điểm của Google sheets so với các đối thủ cạnh tranh khác của nó là bạn có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực cùng với các đồng nghiệp của mình. Cùng chỉnh sửa bảng tính là một trong những chức năng quan trọng của Google sheets.
Chia sẻ bảng tính với mọi người
Đây là cách sử dụng Google Sheet để chia sẻ bảng tính của bạn.
1. Nhấp vào Tệp >> Chia sẻ hoặc sử dụng nút "Chia sẻ" màu xanh lam ở trên cùng bên phải
2. Nhấp vào "Nâng cao", sau đó nhập email của những người có thể xem hoặc chỉnh sửa bảng tính của bạn
3. Chọn bất kỳ tùy chọn bảo mật nào khác và nhấn hoàn tất
Khi mở bảng chia sẻ, bạn sẽ thấy một số tùy chọn:
Khi bạn nhấn vào "Sao chép liên kết" tức là bạn đang sao chép liên kết đến bảng tính vào khay nhớ tạm của bạn.
Khi bạn chia sẻ liên kết này với ai đó qua email, nếu họ nhấp vào liên kết, liên kết đó sẽ đưa họ đến bảng tính. Tuy nhiên, nếu bạn không cho chép cho chỉnh sửa trang tính, họ sẽ cần yêu cầu chỉnh sửa nếu như họ muốn thay đổi dữ liệu của bạn. Yêu cầu này sẽ được gửi tới email của bạn.
Chia sẻ bảng tính với các thiết bị và ứng dụng của bạn
Với Google Sheets và Drive, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc trên bảng tính và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực bằng cách tận dụng các tiện ích bổ sung hữu ích sau:
- Các ứng dụng di động của Google Tài liệu. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Trang tính dành cho thiết bị di động để xem và chỉnh sửa bảng tính của mình, chia sẻ liên kết khi đang di chuyển và thêm người dùng.
- Google Drive cho phép bạn dễ dàng tải tệp từ môi trường máy tính cục bộ lên Drive trực tuyến của mình. Điều này giúp cộng tác viên của bạn có thể truy cập chúng và cũng cho phép bạn nhanh chóng nhập chúng vào bảng tính và các tài liệu khác.
- Bạn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ 3 để tự động thêm dữ liệu vào bảng tính của mình, gửi tệp đến tài khoản Google Drive của bạn, thông báo cho bạn về sự thay đổi đối với Sheets.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ Zapier để để tự động thêm dữ liệu vào bảng tính của bạn trong Google Sheets. Sử dụng Zapier bạn có thể liên kết với các ứng dụng khác nhau thông qua thao tác kết nối mà không cần coding.
Cách tải file Excel từ Google Sheet
Bạn có thể tạo tệp Google Sheets và sau đó xuất chúng thành các tệp Excel nếu cần. Dưới đây là cách tạo google sheet và tải file Excel về:
Trong trình đơn File (Tệp) >> chọn Download (Tải xuống), sau đó chọn "Microsoft Excel (.xlsx)".Lúc này, tệp dữ liệu của bạn sẽ được lưu về máy tính với định dạng tệp Excel.
Lưu ý rằng khi bạn xuất tệp Google Sheets sang định dạng Excel, một bản sao tệp sẽ được tạo ra và tải xuống. Tệp gốc Google Sheets vẫn tồn tại trong tài khoản Google Drive của bạn và không bị ảnh hưởng bởi việc tải xuống.
Kết luận:
Google Sheets là một công cụ có tất cả mọi thứ bạn mong đợi từ một bảng tính với nhiều tính năng giúp bạn thu thập và quản lý dữ liệu không thua kém gì Excel.
Cho dù bạn cần lập ngân sách, làm báo cáo, thu thập dữ liệu cho một dự án nghiên cứu hoặc đơn giản chỉ là tính toán cơ bản Google Sheets có thể giúp bạn. Đồng thời, khi mọi thứ được lưu trữ trong Google Drive, bạn sẽ không bao giờ lo lắng về việc mất tệp nữa - ngay cả khi máy tính của bạn bị gặp sự cố.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được những thao tác về cách tạo google sheet và sử dụng công cụ này để phục vụ cho công việc của bạn. Gitiho chúc bạn thành công!
