Ưu nhược điểm của việc ra quyết định theo phong cách “dân chủ”

Việc ra quyết định theo phong cách “dân chủ” (tạm gọi: quyết định đồng thuận) có vẻ như là một cách để đạt được kết quả tốt nhất từ những quyết định được đưa ra trong công việc. Nếu bạn có thể đưa tất cả các thành viên trong nhóm đồng ý với một quyết định, bạn sẽ phát triển một quyết định mà tất cả mọi người đều thích, tôn trọng và hỗ trợ.

Đó là lý thuyết - nhưng thực tế thường không thành công. Trong khi tất cả các thành viên trong nhóm “đồng ý” hỗ trợ quyết định đồng thuận, quyết định đó có thể không phải là quyết định tối ưu cho nhóm hoặc doanh nghiệp.

Những ưu điểm của quyết định đồng thuận

Tập thể đồng lòng

Tập thể đồng ý hỗ trợ quyết định là một chiến lược tích cực, thường hiệu quả trong công việc nhóm. Với sự đồng ý đạt 100%, bạn có thể triển khai với sự tự tin mà không phải lo lắng về một nhân viên nào đó sẽ phá hoại nỗ lực chung của nhóm.

Người tham gia nhận thấy lợi ích khi quyết định được đưa ra.

Để đạt được sự đồng thuận của tất cả mọi người, thường có nghĩa là quyết định sẽ có lợi cho mọi người trong nhóm hoặc tổ chức. Nghĩa là người lãnh đạo sẽ không phải “hi sinh” một vài cá nhân khi quyết định được đưa ra.

Tất cả sẽ cùng đứng về một phía

Bạn tạo ra một đội thống nhất đứng về cùng một chiến tuyến. Khi cá nhân lãnh đạo đưa ra một quyết định, các nhân viên thường không thích hoặc không ủng hộ. Nhưng mọi thứ sẽ dễ dàng hơn khi đó là một quyết định đã được thông qua biểu quyết, các nhân viên sẽ nhất quán một thông điệp từ lãnh đạo cho đến cấp thấp nhất.

Nâng cao tinh thần hợp tác của nhóm.

Khi bạn đạt được đồng thuận nhóm, bạn sẽ cảm thấy không khí “hợp tác” từ tất cả nhân viên. Ý kiến của mọi người đã được lắng nghe và bạn đã đưa ra một quyết định mà tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể hỗ trợ. Quá trình tương tác này có thể giúp người quản lý nhận được thiện cảm lớn từ nhân viên của mình.

Nhược điểm của quyết định đồng thuận

Đồng ý với những quyết định tồi

Quyết định dựa trên sự đồng thuận không phải lúc nào dẫn đến những quyết định tốt, đặc biệt là khi nhóm là một nhóm đồng đều.

Ví dụ, vào năm 2018, một nhóm gồm 14 giáo viên tiểu học của Quận học khu Middleton ở Idaho đã mặc trang phục Halloween không phù hợp về mặt văn hóa sau khi nhóm này đã “hội ý” và cùng nhau thống nhất trang phục Sự kiện này đã làm nhiều phụ huynh bực tức. Những giáo viên liên quan đã bị đưa vào danh sách cho nghỉ phép có lương một thời gian và hiệu trưởng của trường cũng đã mất chức.

Tư duy tập thể

Sự cố Halloween nói trên là một ví dụ về tư duy theo nhóm - mong muốn đạt được sự đồng thuận có thể khiến cho mọi người bỏ qua các biểu hiện cho thấy điều được đề xuất là một ý tưởng tồi. Cả nhóm thường sẽ bỏ qua bất kỳ dữ liệu nào có thể “chống đối” ý tưởng của nhóm hay làm lung lay niềm tin chung.

Nhà tâm lý học nghiên cứu và tác giả Irving Janis đã mô tả lý thuyết về tư duy theo nhóm. Ông cung cấp tám yếu tố tạo ra những sai lầm việc tư duy theo nhóm.

1. Ảo tưởng về sự “bất khả xâm phạm” của các ý tưởng khiến cho các thành viên trong nhóm trở nên quá lạc quan và thực hiện các hành động có rủi ro cao.
2. “Niềm tin của nhóm” dần trở thành niềm tin tuyệt đối và không bị đặt câu hỏi khiến cho các thành viên bỏ qua các vấn đề và hậu quả của những hành động mà mình (và tập thể) có thể gây ra.
3. Việc tự “hợp lý hóa” các ý tưởng chung sẽ ngăn các thành viên xem xét lại niềm tin của họ và khiến cho họ bỏ qua các dấu hiệu cảnh báo cho một thất bại.
4. Sự rập khuôn khiến cho thành viên trong nhóm bỏ qua hoặc thậm chí công kích những thành viên phản đối ý tưởng của nhóm.
5. Tự kiềm chế bản thân phát biểu giữa đám đông, từ đó dẫn đến việc một số người nhìn thấy những “lỗ hổng” nhưng lại không lên tiếng.
6. Những người đóng vài trò “người gác cổng” (Mindguards) sẽ che giấu những thông tin có thể gây bất đồng trong cho nhóm, khiến cho mọi người không có đủ dữ liệu cần thiết để đưa ra quan điểm riêng của mình.
7. Ảo giác đồng thuận làm cho các thành viên tin tưởng rằng mọi đều đã nhất trí với nhau.
8. Những ý tưởng khác biệt hay quan điểm cá nhân sẽ bị đặt dưới một áp lực rất lớn và những người đặt câu hỏi thường bị xem như không trung thành hoặc phản bội.

Mặt trái của sự thỏa hiệp

Thỏa hiệp có thể giúp các quyết định dễ được thông qua hơn, nhưng đó không phải lúc nào cũng là kết quả tốt nhất cho bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào. Quyết định đạt được theo cách quyết định dựa trên sự đồng thuận có thể khiến nhóm đồng ý với mức độ thấp nhất có thể - một giải pháp hay quyết định được đưa ra để cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người trong tập thể - nhưng nó có thể không tối ưu cho doanh nghiệp.

Thêm vào đó thì trong doanh nghiệp, không phải mọi phòng ban, cá nhân hay quyết định đều có giá trị tương đương. Ví dụ, phòng nhân sự muốn không sa thải nhân viên. Điều này nghe có vẻ tuyệt vời và đó là điều mà bạn mong đợi từ phòng nhân sự của mình. Tuy nhiên, bằng cách không cắt giảm chi phí nhân công, chúng ta phải cắt giảm chi phí ở một mảng khác.

Sau đó quyết định đạt được thông qua “bỏ phiếu” là cắt giảm chi phí sản xuất và không sa thải nhân viên, nhưng cuối cùng dẫn đến kết quả là sản phẩm kém chất lượng, dẫn đến thua lỗ và mất thị phần cho công ty. Cuối cùng, tình hình của tất cả nhân viên đều xấu hơn.

Sự phân cấp ảnh hưởng đến quyết định

Nếu mục tiêu của bạn là đưa ra quyết định dựa trên đồng thuận thì sự khác biệt về quyền lực cho phép những người “mạnh” ảnh hưởng mạnh đến những người “yếu hơn” để đạt được cái gọi là sự đồng thuận. Sau đó, nếu quyết định dẫn đến thất bại, những người mạnh có thể nói rằng “mọi người đã đồng ý với giải pháp này”. Nói cách khác, một nhược điểm rất lớn của việc ra quyết định dựa trên sự đồng thuận là cho phép những người có quyền lực trốn trách nhiệm.

Tổng kết lại

Ra quyết định đồng thuận có những ưu và nhược điểm riêng. Đây chưa chắc là một cách tuyệt đối để ra quyết định.

Các ưu điểm của việc ra quyết định đồng thuận bao gồm đó là quyết định của toàn nhóm, cho nhân viên cảm giác tham gia và tạo sự đồng thuận. Ngược lại, nhược điểm của việc ra quyết định đồng thuận bao gồm suy nghĩ theo nhóm, những người có quyền lực có thể tận dụng vị thế của họ, đồng ý với những quyết định tồi.