Hướng dẫn, thủ thuật về Thủ thuật văn phòng

Bạn đang có 1 dãy các dữ liệu và bạn muốn chia những dữ liệu đó thành từng cột riêng nhưng lại không biết cách làm. Đừng lo lắng, ở bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách chia cột trong Excel cực kỳ đơn giản mà rất hiệu quả, hãy theo dõi bài viết nhé!

I. Khi nào cần phải chia cột, lợi ích của việc chia cột trong Excel

Đôi khi trong lúc làm việc và sử dụng các công cụ của Microsoft như Word hay Excel, bạn sẽ gặp những trường hợp phải chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề khác nhau những lại hiển thị chỉ ở 1 ô.

Việc của bạn là chuyển đổi tất cả dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề riêng và để tách được bằng cách thủ công thì sẽ cực kỳ tốn thời gian và công sức. Vậy nên bài viết này sẽ giúp bạn cách để chia cột cực kỳ nhanh chóng.

Những trước khi vào cách làm hãy cùng mình xem qua các trường hợp nào có thể chia cột bằng cách này nhé!

1. Trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu, dấu phân tách

Trường hợp này là trường hợp xảy ra khá phổ biến khi bạn thực hiện nhập dữ liệu trên Excel. Đối với trường hợp này thường là do dữ liệu được xuất từ các file như Word, Access,... sang Excel và thường các chuỗi ký tự sẽ được ngăn cách bởi các dấu câu như: dấu phẩy ",", dấu ngoặc đơn "()", dấu gạch nối "-",...

2. Trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau

Trường hợp này thì sẽ hiếm khi xảy ra hơn, nhưng trong 1 vài trường hợp khi bạn nhập các dữ liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa,... thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau và sẽ có thể giải quyết được chúng dễ dàng với cách chi cột mình hướng dẫn bên dưới.

II. Cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Cách này sẽ hướng dẫn bạn cách để giải quyết trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu và dấu phân tách.

• Ưu điểm: Nhanh, dễ thực hiện, có thể chia cột trực tiếp khi bạn đang nhập liệu.
• Nhược điểm: Không có nhiều lựa chọn để chia cột.

1. Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel cần chia cột > Tô đen vùng dữ liệu cần chia > Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns > Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên > Tích vào ô Delimited > Nhấn Next > Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters > Nhấn Next > Nhấn Finish để chia cột trong Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Mình có 1 ví dụ như sau và mình muốn tách ra từng cột với dấu phân tách là dấu gạch ngang "-".

Ví dụ cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Bước 1:

Tô đen vùng dữ liệu cần chia

Bước 2: Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns.

Chọn Text to columns

Bước 3: Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên.

Trong đó:

• Delimited: Chia cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..
• Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên

Bước 4: Tích vào ô Delimited > Nhấn Next.

Nhấn Next

Bước 5: Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters.

Sau khi chọn bạn có thể xem trước định dạng sẽ hiển thị ở phần Data Preview bên dưới.

Trong đó:

• Tab: Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng lớn.
• Semicolon: Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
• Comma: Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
• Space: Dữ liệu được phân tách bằng khoảng trắng (Space).
• Other: Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác mà bạn có thể tùy chỉnh.

Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters

Ở đây mình sẽ tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang "-".

tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang

Bước 6: Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination.

Trong đó:

• General: Không có định dạng.
• Text: Kiểu văn bản.
• Date: Kiểu ngày tháng.
• Do not import column (Skip): Cột mà bạn chọn dòng này sẽ không được hiển thị khi có kết quả.

Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination

Ở đây mình sẽ tích chọn General với Destination là ô A1.

Bước 7: Nhấn Finish để chia cột trong Excel.

Nhấn Finish để chia cột trong Excel

Kết quả sau khi hoàn thành.

Kết quả sau khi hoàn thành

XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động:

III. Cách chia cột theo vị trí của ký tự

Mình có 1 ví dụ về bảng mã màu khá lộn xộn như sau:

Ví dụ

Ở đây mình muốn tách các dòng mã ra (mỗi dòng mã có 7 ký tự) thành từng cột riêng với cú pháp #DDDDDD, #888888,...

Bước 1: Mở file Excel mới > Chọn thẻ Data > Chọn New Query.

Chọn thẻ Data

Bước 2: Chọn From File > Chọn From Workbook.

Ở đây mình chọn From Workbook do mình đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu trong 1 file Excel khác. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn những loại tệp như: CSV, XML, Text, Folder.

Chọn From Workbook

Bước 3: Chọn file chứa dữ liệu cần chia cột > Nhấn Import.

Nhấn Import

Bước 4: Chọn Sheet dữ liệu > Nhấn Transform Data.

Nhấn Transform Data

Bước 5: Nhấn vào Split Column > Chọn các điều kiện muốn chia cột.

Trong đó:

• By Delimiter: Chia cột bởi dấu phân cách.
• By Number of Characters: Chia cột bởi số lượng ký tự.
• By Positions: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự.
• By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa.
• By Uppercase to Lowercase: Chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường.
• By Digit to Non-Digit: Chia cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.
• By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ số đến có chữ số.

Chọn các điều kiện muốn chia cột

Bước 6: Chọn Number of Characters.

Chọn Number of Characters

Bước 7: Ở hộp thoại hiện lên > Phần Split chọn Repeatedly > Điền số 7 vào phần Number of Characters.

Điền số 7 vào phần Number of Characters

Bước 8: Chọn Advanced options > Chọn kiểu cột (column) hoặc dòng (row) > Nhấn OK.

Ở bước này bạn có thể xem trước số hàng hoặc cột sẽ được chia ở phần Number of columns to split into.

Nhấn OK

Bước 9: Chỉnh sửa lại dữ liệu.

Nếu dữ liệu sau khi chia không như mong muốn thì bạn có thể xóa định dạng chia cột đã làm ở phần Query Settings và thực hiện lại các thao tác từ bước 1.

Chỉnh sửa lại dữ liệu

Bước 10: Nhấn vào mũi tên hướng xuống ở mục Close & Load > Chọn Close & Load là bạn đã hoàn thành việc chia cột theo số lượng trong Excel rồi!

Chọn Close & Load

Và đó là cách có thể giúp bạn chia cột trong Excel cực đơn giản. Hãy tham khảo và làm theo nhé, nếu có thắc mắc về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!